Serienbrief-Felder einfügen

Sie sehen nun die erstellte Serienbrief-Vorlage auf dem Bildschirm. Nun müssen noch die Serienbrief-Felder in Ihr Dokument einfügen.

Hierzu klicken Sie mit dem Cursor auf die Stelle, wo Sie das erste Seriendruck-Feld einfügen möchten und dann in der Seriendruck-Symbolleiste auf den Button Seriendruck-Felder einfügen.

Wenn Sie in die nächste Zeile wechseln, schließen Sie das Fenster Seriendruck-Feld einfügen und gehen wie oben beschrieben weiter vor, bis Sie alle gewünschten Seriendruck-Felder eingefügt haben.

Damit zwischen den Seriendruck-Feldern ein Abstand gesetzt wird, können sie diesen einfach händisch mit der Space-Taste eingeben. Nun kann es aber vorkommen, dass manche Mitglieder einen Titel haben, manche nicht oder dass im Feld Nachname nur ein Firmenname steht. Damit Sie bei leeren Feldern nicht trotzdem immer ein oder mehrere Leerzeichen in Ihrem fertig erstellten Serienbrief-Dokument stehen haben, was optisch keinen guten Eindruck machen würde,  gibt es nun einen Trick, dies mit einer Wenn...Dann...Sonst...-Bedingung zu lösen.

Tipp! Wenn...Dann..Sonst Bedingung

Klicken Sie nun z.B zwischen das Feld <<Titel>> und <<Vorname>> (siehe Screenshot oben). Dort darf noch kein Leerzeichen eingegeben sein.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Bedingungsfeld einfügen und wählen Wenn...Dann...Sonst....

Im nächsten Fenster nehmen Sie die Einstellungen vor:

Wenn

Feldname: Titel

Vergleich: Größer als

Vergleichen mit: [kein Zeichen eingeben]

Dann diesen Text eingeben: [ein Leerzeichen eingeben]

Sonst: [kein Zeichen eingeben]

Sie sehen nun, dass zwischen <<Titel>> und <<Vorname>> ein (bedingtes) Leerzeichen eingefügt wurde. Sie können diesen Vorgang nun auch für das Leerzeichen zwischen <<Vorname>> und <<Nachname>> wiederholen.

An einer Stelle, wo Sie immer fix ein Leerzeichen setzen möchten, fügen Sie dieses einfach mit der Space-Taste ein.

Seriendruck-Vorschau

Wenn Sie nun alle Einstellungen vorgenommen haben, können Sie mittel Klick auf den Button Seriendruck-Vorschau (ABC) in die Vorschau wechseln und nachsehen, ob alle Briefe korrekt aussehen. Mit den Pfeiltasten können Sie vor und zurück blättern. Wenn Sie Änderungen in Ihrer Word-Vorlage vornehmen möchten, klicken Sie nochmals auf den ABC-Button.

Seriendruck in neues Dokument

Um nun die einzelnen Briefe für den Druck auszugeben, klicken Sie auf den Button Seriendruck in neues Dokument.

Sie erhalten nun eine Abfrage und können entscheiden, ob Sie

- alle Datensätze

- nur den aktuellen Datensatz oder

- bestimmte Datensätze von - bis

erstellen möchten

Links unten in der Word-Informationsleiste sehen Sie den Fortschritt der erstellten Serienbriefe, die Sie nun nochmals kontrollieren und ausdrucken können.