Standardrechnungen

Ein zentraler Begriff bei der Erstellung von Sammelrechnungen ist die Standardrechnung, denn hier wird definiert, welche Rechnungspositionen die Rechnung jedes einzelnen Kunden enthalten soll.

Die Standardrechung ist sozusagen eine Vorlage, die für jeden einzelnen Kunden bzw. Kundengruppen individuell angelegt werden kann.

Bevor Sie eine Rechnung erstellen, müssen Sie also Standardrechnungen anlegen und definieren. Hierzu wählen Sie im Rechnungswesen die Gruppe Einstellungen in der SideBar und dann Standardrechnung.

Schritt 1: Wählen Sie den Kundenhaup- und subtyp sowie die Rechnungskategorie aus

Schritt 2: Dann ordnen Sie jedem Kundensubtyp die Rechnungsartikel zu, die das Mitglied auf seiner Rechnung standardmäßig vorfinden soll. Dazu klicken Sie in der Spalte Rechnungsartikel doppelt auf den jeweiligen Artikel und Sie sehen, dass dieser in der Spalte Standardrechnung erscheint.

Schritt 3: Artikel für Kundensubtyp eintragen

Damit die Einstellungen für die Kundengruppe auch übernommen werden, müssen Sie den Artikel eintragen. Dafür klicken Sie in der Spalte Standardrechnung einmal in das Feld, in dem Ein-/Ausgetragen steht, bis dieses blau unterlegt ist. Nun erscheinen in diesem Feld rechts 3 kleine Punkte. Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, können Sie den Rechnungsartikel in die Standardrechnung jedes Mitgliedes eintragen bzw. austragen (siehe Screenshot unten).

Wichtig! Sie müssen den Rechnungsartikel für jeden Kundensubtyp eintragen, der die Standardrechnung erhalten soll, d.h. Schritt 1 bis  3 sind für jeden Kundensubtyp zu wiederholen.

Artikel aus Standardrechnung löschen

Sollten Sie einen Standardrechnungsartikel wieder löschen wollen, markieren Sie diesen und klicken auf das Minus-Symbol (siehe Screenshot oben). Der Artikel wird dann bei allen Mitgliedern der betreffenden Personengruppe aus der Standardrechnung gelöscht.

Im Fenster Standardrechnung für Personengruppen eintragen (siehe Screenshot oben) sind die meisten Angaben automatisch eingetragen. Bitte überprüfen Sie die Angaben und geben Sie das Datum der Fälligkeit ein.

Wenn Sie also für alle verschiedenen Kundensubtypen eigene Standardrechnungen definiert haben, sehen Sie dann im Arbeitsfenster Kunden/Bearbeiten im Register Standardrechnungen, welche Rechnungsartikel die Standardrechnung für den einzelnen Kunden enthält.

Wenn Sie sich in diesem Fenster befinden, stehen Ihnen mehrere Schaltflächen zur Auswahl:

Alle Standardrechnungsartikel hinzufügen

Sollten Sie merken, dass einem einzelnen Kunden keine Standardrechnungsartikel zugewiesen sind, können Sie diesem Mitglied mit dieser Schaltfläche die Artikel, die für diesen Subtypen bestimmt sind, zuweisen.

Jetzt klicken Sie auf die Schaltfläche Standardrechnungsartikel eintragen und bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit Ja.

Einzelnen Standardrechnungsartikel hinzufügen

Sollte nur bei einigen Ihrer Mitglieder, die jedoch nicht alle eindeutig zu einem Kundensubtypen gehören, ein weiterer Artikel (zum Beispiel Caddybox) auf der Rechnung erscheinen, so müssen Sie diesen Standardrechnungsartikel für den Kunden einzeln zuweisen.

Wenn Sie auf die Schaltfläche einzelnen Standardrechnungsartikel hinzufügen klicken, können Sie dann aus dem Dropdown-Feld den Artikel wählen, den Sie hinzufügen wollen. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Hinzufügen zu... und dann auf die Rechnungskategorie. Nun erscheint dieser Artikel in der unten angeführten Liste. In der Spalte Ind. (Individuell) erscheint nun ein Häkchen.

Standardrechnungsartikel bearbeiten

Mit dieser Schaltfläche können Sie den ausgewählten Standardrechnungsartikel bearbeiten. Markieren Sie den Artikel in der Übersicht, indem Sie mit der linken Maustaste einmal auf den Artikel klicken und dann auf die Schaltfläche Standardrechnungartikel bearbeiten. Sie können auch doppelt auf den Artikel klicken, um dieses Fenster zu öffnen.

Standarrechnungsartikel löschen

Wenn Sie auf diesen Button klicken, können Sie einen Artikel löschen.